Janas Pralinen sind nur im Advent ein Projekt

Jana macht einmal im Jahr Pralinen. Was sie über Schokoladenfüllungen weiß, liegt das Jahr über in einem Ordner namens Ressourcen. Ende November startet die Produktion, und aus dem Material wird ein aktives Projekt. Sind die Pralinen verschickt, schiebt sie den Ordner wieder weg. Einen Verantwortungsbereich „Pralinenproduktion” gibt es bei ihr nicht.

Das Thema bleibt dabei dasselbe. Es ändert sich nur, wie aktiv es gerade ist. Genau danach sortiert die PARA-Methode, und damit beantwortet sie eine Frage, die ich seit Jahren ständig höre: Wohin mit dem ganzen Zeug, das keine Aktion erfordert?

Warum der Verarbeitungsbaum bei „ablegen” endet

Im Verarbeitungsbaum ist Referenzmaterial schnell erledigt: keine Aktion, aber noch nützlich, also ablegen. Dort endet der Baum, und das halte ich für richtig. Wie man ablegt, liegt jenseits der natürlichen Systemgrenze von GTD.

Ganz stumm ist die Methode trotzdem nicht. Sie setzt eine Messlatte: Das Ablegen soll keine Minute dauern, und für die allgemeine Referenz reicht eine einzige alphabetische Ablage. Wie die Struktur aussieht, wenn Notizen, Cloud und Festplatte zusammenkommen und Projektmaterial neben Verträgen liegt, sagt sie nicht.

Firmen füllen diese Lücke gern mit Aufwand. Zwei Leute entwerfen eine Ordnerstruktur, die in ein paar Jahren noch beim Finden helfen soll, und alle anderen müssen bei jeder Datei nachdenken, wo sie hingehört. Seit 1998 sehe ich solche Ablagen daran sterben, dass sie niemand lebt.

Tiago Forte, von dem die PARA-Methode stammt, nennt das einen prinzipiellen Denkfehler: Wir bauen Ablagen für den Moment des Findens. Bezahlt wird aber beim Ablegen. Bei meinen Mails kommen, grob geschätzt, auf eine gesuchte hundert abgelegte. Wer bei jeder überlegen muss, zahlt hundertmal, um einmal zu sparen.

Gefunden wird ohnehin über die Suche, nach Namen und Inhalten. Der Ordner macht das Ablegen schnell und trennt, was du gerade brauchst, von dem, was vorbei ist.

Der Dateiname kommt vor dem Ordner

Wenn die Suche findet, braucht sie etwas zum Finden. Für den Namen reichen drei Regeln: Er sagt, was drin ist. Er folgt immer demselben Muster, ob mit CamelCase, Unterstrich oder Leerzeichen. Und er kommt mit drei Begriffen aus.

2026-11-06 Rechnung Telekom.pdf
Reiseversicherung Vereinbarung elektronische Kommunikation.pdf

Das Datum steht bei mir vorn, weil JJJJ-MM-TT alphabetisch sortiert zugleich chronologisch ist. In fünf Jahren ist egal, ob ich nach Rechnung und Telekom suche oder nach Telekom und Datum. „Elektronische Kommunikation” steht so auf dem Dokument, und die Hotline würde es genauso nennen.

Leerzeichen sind längst kein technisches Problem mehr. Stern, Fragezeichen und Schrägstriche lässt du weg: Der Mac erlaubt vieles davon, aber spätestens auf der USB-Platte oder beim Sync in die Cloud kommen die Fehler. Ähnlich bei Groß- und Kleinschreibung: Ulrich hatte eine Platte, die sie unterschied, und eine, die es nicht tat, und bekam Fehlermeldungen. Auf dem Mac zeigt diskutil info / | grep Personality, woran du bist: Von Case-sensitive APFS lässt du besser die Finger.

Das Umbenennen lässt sich automatisieren, etwa mit Hazel auf dem Mac oder File Juggler unter Windows, die einen Ordner überwachen. Meine Rechnungen laufen komplett automatisch: Rechnungsdatum aus dem PDF, das Wort Rechnung, Anbieter, Produkt.

PARA-Methode und GTD nebeneinander

PARA steht für vier Ordner: Projects, Areas, Resources, Archive. Bei mir heißen sie Projekte, Bereiche, Ressourcen und Archiv, dazu kommt ein Eingang für das, was ich unterwegs scanne. Beim ersten Lesen dachte ich: Das kenne ich doch. Projekte sind Projekte, und die Bereiche sind die Verantwortungsbereiche aus den GTD-Horizonten.

Ordner	Was dort liegt	Anschluss an GTD	Beispiel
Projekte	Material zu einem Ergebnis, das du abhaken kannst	Projektunterstützungsmaterial	Belege einer Dienstreise
Bereiche	Material zu einem Standard ohne Enddatum	Verantwortungsbereiche	gültiger Mietvertrag
Ressourcen	Wissen ohne Verpflichtung	allgemeine Referenz	Rezepte
Archiv	Was vorbei ist, aber noch nicht weg soll	kein eigener Ort	abgeschlossene Projekte

Paul Martin hat PARA drei- oder viermal gehört, bevor es klickte. Ihm fehlte ein Gedanke: Die vier Ordner hängen nicht voneinander ab. Jede Sache liegt in genau einem, und wenn sie dort nicht mehr passt, wandert sie weiter.

Für GTD ist der erste Ordner der wichtigste. Die Projektliste nennt das gewünschte Ergebnis, lässt aber offen, wo das Material dazu liegt. Ein Ordner mit genau dem Namen des Projekts beantwortet das. Innen muss er nicht schön sein: Die Belege meiner letzten Dienstreise habe ich noch unterwegs gescannt und dort abgelegt.

An einem einzigen Ort wird trotzdem nie alles liegen. Ideen und Konzepte sind für mich fluide und kommen in Notizen, ein unterschriebener Vertrag ist fest und kommt ins Dateisystem. Ulrich wandte ein, das sei ein Suchschritt mehr. Stimmt, aber es sind zwei Orte mit derselben Struktur statt zehn mit zehn verschiedenen.

Drei Fragen für die Grenzfälle

Die Regeln sind einfach, die Zuordnung ist es anfangs nicht.

Projekt oder Bereich: Wann ist es fertig?

„Ich kann Englisch” lässt sich nie abhaken. „Ich springe hundertmal über die Springschnur, ohne zu stolpern” schon. Sport dagegen hat kein Enddatum, auch wenn die Springschnur irgendwann tausendmal klappt. Der Ordner einer Gruppe, die ich jede Woche begleite, lag bei mir lange unter Projekte, bis ich mich gefragt habe, wann sie eigentlich fertig sein soll. Seit rund einem halben Jahr liegt er unter Bereiche.

Bereich oder Ressource: Stehst du dafür gerade?

Jana und Jörg ziehen die Grenze ähnlich: Ressourcen sind Interessen, Bereiche sind Verpflichtungen. Hätte Jana eine eigene Zuckerbäckerei, gäbe es dafür einen Bereich, mit Mietvertrag und Angestellten. Die Rezepte lägen trotzdem in den Ressourcen.

Nicki hing an einem Softwarehandbuch fest. Hier entscheidet die Rolle: Wer es aktuell halten muss, hat einen Bereich. Wer es nur nutzt, hat eine Ressource. Dasselbe Dokument liegt bei zwei Menschen in zwei verschiedenen Ordnern, und beide liegen richtig.

Ressource oder Archiv: Findest du das in fünf Minuten im Netz?

An dieser Grenze hing Hendrik. Beim Abschluss eines Projekts hilft Fortes Frage: Was habe ich hier gelernt, das ich nicht in fünf Minuten im Netz finde? Das kommt in die Ressourcen. Aus einem Projekt „Ich ernähre mich gesund” bleibt ein Ordner „Kochbuch”, der Rest geht ins Archiv oder gleich in den Papierkorb.

Ich hebe alte Mietverträge auf, ohne sagen zu können, warum, aber neben dem gültigen haben sie nichts verloren. Für mich ist das Archiv die Vorstufe zum Papierkorb, mit einer Ausnahme: Was einer Aufbewahrungspflicht unterliegt, bleibt bis zum Ablauf der Frist.

Warum KI diese Struktur braucht

Hendrik sagt seiner KI: „Wurschtel drin rum, Hauptsache, du findest dich zurecht”, und fragt sich, ob das die Zukunft ist. Bei einem Treffen von IT-Firmen erzählten vor Kurzem mehrere, dass sie die KI die ganze Ablage machen lassen. Inzwischen wissen sie nicht mehr, wo ihre Daten liegen.

Gebe ich einer KI 50 GB wirre Daten, findet sie vieles nicht oder zieht in einem Projekt plötzlich Informationen aus einem anderen heran. Sage ich dagegen: „Der Ordner heißt Projekt Ufo, da sind alle Pläne und Notizen, da arbeiten wir jetzt”, geht sie komplett anders damit um. Ulrich ergänzt: Je länger sie sucht, desto mehr Token kostet es, und ohne Internet kommst du an nichts mehr, was nur sie wiederfindet.

Meine KI kennt meine Ablage und legt genauso ab wie ich. Die Ressourcen werden dabei zur Wissensbasis: Ich habe mir einen KI-Bot gebaut, der nur aus diesem Ordner antworten darf, und bekomme so Wissen zurück, das ich teilweise vergessen habe. Vielleicht erübrigt sich das in ein paar Jahren. Darauf würde ich meine Ablage heute nicht bauen.

Der Umstieg in vier Schritten

Forte schlägt vor, nicht aufzuräumen, sondern neu zu beginnen:

1. Leg einen Ordner „Archiv” mit dem heutigen Datum an und schieb alles hinein. Verloren ist nichts.
2. Leg für jedes aktive Projekt einen Ordner an und hol aus dem Archiv, was du dafür brauchst.
3. Fass diese Ordner unter „Projekte” zusammen. Daneben kommt „Archiv” mit deinem Datumsordner.
4. Leg „Bereiche” und „Ressourcen” an. Die Ressourcen bleiben bei den meisten eine Zeit lang leer.

Rechne mit einer Übergangszeit: Ich habe ein, zwei Monate gebraucht, bis ich nicht mehr suchen musste. Seither ist das Ablegen deutlich einfacher.

Woran es typischerweise scheitert

• Dauerthemen unter Projekte. Was nie fertig wird, liegt dort falsch, und der Ordner zeigt nicht mehr, woran du gerade wirklich arbeitest.
• Kein fester Moment zum Verschieben. Erledigte Projekte bleiben liegen, weil niemand sie wegräumt. Gleiche den Ordner im Wochenrückblick mit der Projektliste ab: Was abgehakt ist, wandert.
• Ressourcen als neuer Themenbaum. Wer dort wieder tief verschachtelt, muss bei jeder Datei wieder nachdenken. Ein Ordner pro Thema, alphabetisch, genügt.
• Geteilte Ablagen im Alleingang umziehen. Alles ins Archiv schieben geht bei deinen eigenen Daten. In einem gemeinsamen Laufwerk brechen dabei Links und Verknüpfungen zwischen Dateien. Das muss ein Team vorher vereinbaren.

Häufige Fragen

Wie passen die PARA-Methode und GTD zusammen?

GTD regelt, was mit einer Sache zu tun ist, die PARA-Methode regelt, wo das Material dazu liegt. Projektunterstützungsmaterial kommt in den Ordner Projekte, Unterlagen zu Verantwortungsbereichen in Bereiche, allgemeine Referenz in Ressourcen und Abgeschlossenes ins Archiv. Die beiden konkurrieren nicht, weil GTD keine Ordnerstruktur vorschreibt.

Was ist der Unterschied zwischen Ressourcen und Archiv?

Ressourcen enthalten Wissen, das du wieder nutzen willst, das Archiv enthält Abgeschlossenes, das du nur noch aufhebst. Beim Abschluss eines Projekts gehört in die Ressourcen, was du nicht in fünf Minuten im Netz findest, der Rest ins Archiv oder in den Papierkorb.

Wohin gehört das Material von Irgendwann-Vielleicht-Projekten?

Das Material gehört ins Archiv, weil das Projekt gerade nicht aktiv ist. Der Eintrag auf der Irgendwann-Vielleicht-Liste bleibt die Erinnerung, der Archivordner ist nur der Lagerort. Wird das Projekt aktiv, wandert der Ordner zurück unter Projekte.

Wie benenne ich Dateien, damit ich sie wiederfinde?

Beschreibe den Inhalt mit drei Begriffen und bleib bei einem Muster, zum Beispiel „2026-11-06 Rechnung Telekom”. Ein vorangestelltes Datum im Format JJJJ-MM-TT sortiert alphabetisch zugleich chronologisch. Stern, Fragezeichen und Schrägstrich lässt du weg, weil sie beim Synchronisieren Probleme machen.

Braucht man mit KI noch eine Ordnerstruktur?

Ja, nach heutigem Stand ist eine Ordnerstruktur für KI sogar besonders wichtig. In einem klar abgegrenzten Projektordner arbeitet ein KI-Agent treffsicherer und verbraucht weniger Token, in einem unsortierten Datenberg stellt er leicht falsche Bezüge her. Außerdem findest du deine Daten dann auch ohne KI wieder.

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Führ eine Woche lang eine Strichliste: Wie oft legst du etwas ab, wie oft suchst du etwas? Sieht das Verhältnis bei dir ähnlich aus wie bei mir, weißt du, für welchen der beiden Momente deine Ablage gebaut sein sollte.

Eine Ablage, die in Notizen, Cloud und Laufwerk drei verschiedenen Logiken folgt, räumt sich nicht von selbst auf. Im Digital Workplace Audit schauen wir uns an, wo deine Daten heute liegen und welche Struktur dort tragfähig ist. Schreib mir, wenn du für dich oder dein Team nicht mehr sagen kannst, wo was hingehört.