97 Projekte. Und der Satz "ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll."

Die Zahl stammt aus einem Gespräch im Frühjahr. Der Klient hatte seine Projektliste geöffnet, ein bisschen gescrollt und dann diesen Satz gesagt, den ich in irgendeiner Form fast jede Woche höre. Er hielt die 97 für die Diagnose.

Sie ist es nicht. David Allen nennt dreißig bis hundert Projekte als normalen Bereich für jemanden mit einem vollen Berufsleben und einer Familie. Wer beruflich Verantwortung trägt und privat mehr als eine Zimmerpflanze hat, kommt da schnell hin. Eine kurze Projektliste ist kein Zeichen von Klarheit, meistens ist sie ein Zeichen von unvollständiger Erfassung.

Das Problem war ein anderes, und es steckt schon in dem Satz. Er hat die Projektliste geöffnet, um zu entscheiden, was er jetzt tut.

Auf der Projektliste steht nichts, was du tun kannst

Ein Projekt ist ein Ergebnis, kein Handgriff. “Neues Produkt launchen” ist nichts, was du um zehn Uhr dreißig anfangen kannst. Wenn du morgens auf diese Liste schaust und dich handlungsunfähig fühlst, ist das keine Überforderung, das ist die korrekte Reaktion auf eine Liste, die für einen anderen Zweck gebaut ist.

Die Projektliste ist eine Vollständigkeitsprüfung. Sie beantwortet die Frage, ob ich alles auf dem Schirm habe, wozu ich mich verpflichtet habe. Diese Frage stellt man einmal pro Woche, im Wochenrückblick.

Die Frage “was mache ich jetzt” beantworten die Nächste-Schritte-Listen. Die sind nach Kontext sortiert, enthalten konkrete Handlungen und man kann sie um zehn Uhr dreißig aufmachen und loslegen.

Wer diese beiden Listen vermischt oder die eine für die andere benutzt, bekommt genau das beschriebene Gefühl. Und keine Umsortierung der Welt behebt das, solange die zweite Liste fehlt.

Was auf einer 97er-Liste tatsächlich draufsteht

Bevor du sortierst, räum auf. In der Praxis besteht so eine Liste zu einem guten Teil aus Dingen, die dort nichts verloren haben.

Getarnte Verantwortungsbereiche. “Buchhaltung”, “Marketing”, “Gesundheit”. Das sind keine Projekte, weil sie nie fertig werden. Der Test ist simpel: kannst du dir vorstellen, das abzuhaken? Bei “Buchhaltung” nie, bei “Jahresabschluss 2025 an den Steuerberater übergeben” schon. Solche Einträge lähmen besonders stark, weil das Gehirn spürt, dass es dafür kein Ende gibt.

Irgendwann-Vielleicht. Der Sprachkurs, das Buchprojekt, die Garage. Alles Dinge, an denen in den nächsten Wochen realistisch nichts passiert. Sie gehören nicht auf die aktive Liste, sondern auf eine eigene, die du im Wochenrückblick überfliegst. Bei den meisten Klienten wandert hier ein Drittel weg, und das ist der größte einzelne Effekt des ganzen Aufräumens.

Projekte ohne nächsten Schritt. Die stehen da, aber nichts bewegt sich. Sie sind der eigentliche Grund für das schlechte Gewissen beim Draufschauen, weil das Gehirn bei jedem Vorbeiscrollen merkt, dass hier eine Entscheidung offen ist. Jedes aktive Projekt braucht genau eine definierte nächste Handlung. Wenn dir bei einem Projekt keine einfällt, ist der nächste Schritt oft “durchdenken, wie das überhaupt gehen soll”, und das ist ein legitimer Eintrag.

Von 97 bleiben nach diesem Durchgang erfahrungsgemäß dreißig bis fünfzig aktive Projekte übrig. Immer noch viel. Aber ehrlich.

Verantwortungsbereiche: was sie können, was nicht

Erst jetzt lohnt sich das Gruppieren. Verantwortungsbereiche sind die Ebene über den Projekten, die Bereiche, die laufend Aufmerksamkeit brauchen und nie abgeschlossen sind. Bei den meisten sind es zwischen zehn und zwanzig, beruflich und privat zusammen.

Der Nutzen ist real. Wenn ich am Freitag den Bereich Finanzen aufklappe und dort vier Projekte stehen, ist das eine Menge, mit der mein Kopf umgehen kann. Und der Blick auf die Bereiche zeigt sofort, wo seit Wochen nichts passiert. Wenn unter “Gesundheit” seit vier Monaten kein einziges Projekt steht, ist das keine Sortierfrage mehr, das ist eine Information.

Es gibt allerdings einen methodischen Einwand, und der ist berechtigt. Eine kategorisierte Projektliste verführt dazu, im Wochenrückblick nur noch die Bereiche anzuschauen, die gerade drücken. Der Sinn dieses Durchgangs ist aber, dass du einmal pro Woche jedes offene Vorhaben siehst, auch das, an das du nicht denken willst. Genau die vermeidest du zuverlässig, wenn sie ordentlich weggeklappt sind.

Meine Empfehlung deshalb: gruppieren ja, aber der Wochenrückblick geht über alle Bereiche. Ohne Ausnahme, auch über die langweiligen. Alles aufklappen, durchgehen, wieder zuklappen. Wer das nicht durchhält, hat mit der flachen Liste am Ende mehr Überblick als mit der schönen Struktur.

Umsetzung in der Praxis

Trello: ein Board für Projekte, eine Liste pro Verantwortungsbereich, eine Karte pro Projekt. Nächste Schritte gehören nicht als Checkliste in die Karte, sondern auf ein separates Board oder in dein Aufgabentool, sonst musst du im Arbeitsmodus wieder durch die Projektstruktur klicken.

Obsidian oder ein anderes markdownbasiertes System: die PARA-Struktur mit getrennten Ordnern für Projekte und Bereiche funktioniert gut, solange jede Projektnotiz auf ihren Bereich verlinkt. Der Bereich bekommt dann von selbst eine Übersicht seiner Projekte über die Backlinks. Der Vorteil gegenüber Ordnern: ein Projekt kann zu zwei Bereichen gehören, ohne dass du dich entscheiden musst.

Egal welches Tool: die Bereichsstruktur soll das Anlegen eines Projekts nicht verlangsamen. Wenn du beim Erfassen erst überlegen musst, wohin die Karte gehört, erfasst du weniger. Lieber alles in einen Eingang und die Zuordnung beim Wochenrückblick.

Der Punkt mit dem Papier

Ein Vorhaben zu durchdenken ist etwas anderes, als es zu speichern. Für das Durchdenken taugt Papier oft besser als jedes Tool, weil nichts von der Struktur vorgegeben ist. Keine Felder, keine Hierarchie, keine Entscheidung, in welches Projekt der Gedanke gehört.

Ich mache das für größere Sachen im Café mit einem A4-Blatt quer. Wenn der Plan steht, wandern die Ergebnisse ins System: die nächsten Schritte auf die Listen, das Blatt abfotografiert als Referenz zum Projekt. Das Foto ist nicht Deko, das ist der Zustand meines Denkens zu dem Zeitpunkt, und wenn ich in drei Wochen wieder reinkomme, bin ich damit in zwei Minuten drin.

Woran es typischerweise scheitert

Die Struktur wird gebaut, die Nächste-Schritte-Listen fehlen weiter. Dann sieht die Projektliste hübsch aus und die Lähmung bleibt, weil das Grundproblem nie adressiert wurde.

Zu viele Bereiche. Wer dreißig Verantwortungsbereiche anlegt, hat die Unübersichtlichkeit nur eine Ebene nach oben verschoben. Zehn bis zwanzig reichen fast immer.

Irgendwann-Vielleicht wird nie durchgesehen. Eine Liste, auf die du nie schaust, ist ein Friedhof. Einmal pro Woche überfliegen, dann funktioniert sie als Ventil.

Das Umsortieren ersetzt das Arbeiten. Ein aufgeräumtes System fühlt sich wie Fortschritt an. Ist es aber nur, wenn danach jemand die nächsten Schritte macht.

Häufige Fragen

Wie viele Projekte sind normal?

Dreißig bis hundert gleichzeitig offene Projekte sind bei einem vollen Berufs- und Privatleben üblich. Entscheidend ist nicht die Anzahl, sondern dass jedes aktive Projekt einen definierten nächsten Schritt hat und die Liste einmal pro Woche komplett durchgesehen wird.

Was ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einem Verantwortungsbereich?

Ein Projekt hat ein Ergebnis und damit ein Ende, du kannst es abhaken. Ein Verantwortungsbereich läuft dauerhaft und wird nie fertig. “Jahresabschluss übergeben” ist ein Projekt, “Buchhaltung” ein Bereich.

Warum lähmt mich meine Projektliste?

Meistens, weil sie zum falschen Zweck benutzt wird. Die Projektliste beantwortet, ob du alles im Blick hast, nicht was du jetzt tun sollst. Die Frage nach der nächsten Handlung beantworten kontextsortierte Nächste-Schritte-Listen.

Soll ich meine Projektliste nach Bereichen gruppieren?

Die Gruppierung hilft beim Überblick und zeigt vernachlässigte Bereiche. Sie birgt aber die Gefahr, dass im Wochenrückblick unangenehme Bereiche zugeklappt bleiben. Gruppieren ja, aber im Rückblick jeden Bereich öffnen.

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Öffne deine Projektliste und markier alles, wo dir binnen fünf Sekunden kein nächster Schritt einfällt. Diese Markierungen sind deine eigentliche Arbeit für den nächsten Wochenrückblick.