Todoist will für jedes Projekt ein eigenes. Martina kommt mit einem aus.

Martina führt ihr privates GTD-System in der Gratisversion von Todoist. Die erlaubt laut Todoist fünf aktive Projekte, Martina kommt mit vier aus: „Einzelne nächste Schritte”, „Projekte”, „Ziele” und „Sonstige Listen”. Ihre eigentlichen Vorhaben stehen alle im zweiten. Die Vorbereitung auf einen Pole-Dance-Wettkampf ist dort eine einzige Aufgabe, und die Schritte dorthin hängen als Unteraufgaben darunter.

Ich hätte nicht gedacht, dass die Gratisversion so weit trägt, und habe ihr gesagt, sie habe Todoist ganz schön verbogen. Das stimmt, aber nur aus Sicht von Todoist. Aus Sicht von GTD hat sie es geradegebogen.

Ein Todoist-Projekt ist kein GTD-Projekt

Ein GTD-Projekt ist ein Ergebnis, das mehr als einen Schritt braucht, und die Projektliste ist genau das, was ihr Name sagt: eine Liste, die du im Wochenrückblick von oben nach unten liest.

Todoist benutzt dasselbe Wort für einen Behälter mit eigener Seite und eigenem Eintrag in der Seitenleiste. Wer jedes GTD-Projekt als Todoist-Projekt anlegt, klickt sich im Wochenrückblick von Seite zu Seite, statt eine Liste zu lesen, und in der Gratisversion ist nach dem fünften Behälter Schluss. Im Coaching sehe ich das regelmäßig: eine Seitenleiste, die länger ist als jede Kontextliste.

Die zweite Falle heißt „Heute”. Die Ansicht zeigt, was heute fällig oder überfällig ist. Wer einen nächsten Schritt dort sehen will, gibt ihm ein Datum, das keine echte Frist ist, und bald besteht die Ansicht aus roten Einträgen, die niemand mehr ernst nimmt.

Martinas Aufbau umgeht beide Fallen: Ihre Projekte sind Aufgaben, und sichtbar wird ein Schritt durch ein Label, nicht durch ein Datum.

GTD mit Todoist: Projekte als Aufgaben

Im Todoist-Projekt „Projekte” sind die Abschnitte ihre Verantwortungsbereiche. Jedes GTD-Projekt ist darin eine Aufgabe, darunter hängt als Unteraufgaben, was ihr beim Anlegen eingefallen ist, „einfach alles reingeklatscht”, wie sie sagt. Die Beschreibung der Projektaufgabe trägt die Projektnotizen samt Links auf Dateien. Bei der Wettkampfvorbereitung steckt der Link zum Regelwerk gleich in der Unteraufgabe, die ans Lesen erinnert.

Klappt man die Unteraufgaben ein, ist diese eine Seite die ganze Projektliste, gruppiert nach Bereichen. Der Rest ordnet sich so zu:

GTD	In Martinas Todoist
Eingangskorb	Todoist-Eingang, am Handy auch per Diktat gefüllt
Projektliste	Todoist-Projekt „Projekte”, jedes GTD-Projekt eine Aufgabe
Verantwortungsbereiche	Abschnitte in diesem Projekt
Projektplan	Unteraufgaben ohne Label
Nächster Schritt	Unteraufgabe mit Kontextlabel
Kontextlisten	Labels „To-do” und „Im Training”
Agenda, Warten auf	ebenfalls Labels, die am Projekt hängen
Projektmaterial	Beschreibung der Projektaufgabe, mit Links
Einzelaktionen	Projekt „Einzelne nächste Schritte”
Routinen	eigener Abschnitt darin, Wiederholung ab Erledigung
Ziele	eigenes Projekt, gleiche Abschnitte in gleicher Reihenfolge
Irgendwann/Vielleicht, Checklisten	Projekt „Sonstige Listen”

Das Label ist der Schalter

Welcher Schritt gerade dran ist, entscheidet bei Martina ein Label. Was sie sofort tun könnte, bekommt „To-do” oder „Im Training” und erscheint damit in der Labelansicht, ohne die Verbindung zum Projekt zu verlieren. Alle anderen Schritte bleiben im Projekt und tauchen nirgends sonst auf. Hakt sie einen Schritt in der Labelansicht ab, ist er auch im Projekt erledigt.

Das ist die Trennung zwischen Projektplan und nächstem Schritt, die in Listenwerkzeugen so leicht verloren geht. Der Plan darf ungeordnet und unvollständig sein. Auf der Kontextliste steht nur, was jetzt geht. „Agenda” und „Warten auf” sind bei ihr ebenfalls Labels, damit hängt auch eine offene Rückfrage sichtbar am Projekt.

Zwei Kontextlabels reichen ihr, weil sie privat fast alles von zu Hause erledigt und ihr Berufsleben in einem getrennten System läuft, in Microsoft To Do. Dort sind Projekte ebenfalls Aufgaben mit Schritten darunter. Einen Schritt kann man über das Drei-Punkte-Menü zur eigenen Aufgabe machen und auf eine Kontextliste schieben, dabei verlässt er aber das Projekt. Die Verbindung, die in Todoist das Label hält, reißt in To Do genau dort ab, wo man sie braucht.

Routinen bekommen kein Label

Im Projekt „Einzelne nächste Schritte” hat Martina einen Abschnitt für Aufgaben, die nie fertig werden: den Haushalt. Dort steht die Küchenarbeitsplatte, und dass bei James jede Woche das Wasser gewechselt werden muss. Ich hatte James für einen Goldfisch gehalten und mich gefragt, wann das Aquarium drankommt. James ist ihr Saugroboter mit Wischfunktion.

Diese Aufgaben tragen ein Wiederholungsdatum, aber kein Kontextlabel. Auf der Kontextliste erscheinen sie nie, nur in den Datumsansichten „Heute” und „Demnächst”. Wenn sie sich Zeit für ihre nächsten Schritte nimmt, will sie dabei keine Arbeitsplatte sehen.

Der Handgriff dazu ist die Wiederholung ab Erledigung. In der deutschen Todoist-Version tippst du ins Datumsfeld alle! 4 Tage, in der englischen every! 4 days. Ohne Ausrufezeichen rechnet Todoist vom ursprünglichen Datum weiter, mit Ausrufezeichen vom Tag des Abhakens. Wer vier Tage nicht zu Hause war, hakt einmal ab, und die Aufgabe kommt in vier Tagen wieder, nicht morgen. In Microsoft To Do hatte Martina genau damit Ärger: zehn Tage liegen gelassen, zehnmal abhaken.

Das Datum ist für sie eine Erinnerung, keine Frist. „Es stirbt ja niemand, weil ich die Küchenarbeitsplatte gestern nicht abgewischt habe.” Ich habe ihr gesagt, dass mir diese Gelassenheit gefällt, und dabei bleibe ich, mit einer Einschränkung: Sie funktioniert nur, weil die roten Einträge ausschließlich Routinen sind. Was an einem bestimmten Tag passieren muss, gehört in den Kalender; beruflich trägt Martina solche Aufgaben als ganztägige Termine ein. Landet ein Erinnerungsdatum auf einem echten nächsten Schritt, steht es im selben Rot wie die Arbeitsplatte, und Rot bedeutet nichts mehr.

Die Frage für den Wochenrückblick

Die Kehrseite: Ein Projekt, dessen gelabelter Schritt erledigt ist, verschwindet ebenfalls von jeder Liste. Deshalb geht Martina im Wochenrückblick die Projektseite durch und prüft bei jedem Projekt, ob irgendwo ein Label hängt. Hängt keines, bekommt ein Schritt eines, bei der Wettkampfvorbereitung etwa „Choreo erfinden” mit „Im Training”, damit es beim nächsten Mal im Studio dran ist. Oder das Projekt ruht eine weitere Woche.

An dieser Stelle würde ich ihr System enger ziehen. In ihrer Projektliste stehen auch Vorhaben, die bewusst ruhen, weil sie gerade keine Priorität haben. Ohne Label sehen sie genauso aus wie ein Projekt, dessen nächsten Schritt sie schlicht vergessen hat, und je mehr ruhende Projekte dazukommen, desto leichter überliest man die, die laufen sollten. Was bewusst ruht, gehört auf die Irgendwann-Vielleicht-Liste oder in einen eigenen Abschnitt „Pausiert”. Dann heißt „kein Label” nur noch eines: Hier fehlt eine Entscheidung.

Ziele im selben Raster

Eine Ebene höher wiederholt Martina das Muster. Das Todoist-Projekt „Ziele” hat dieselben Abschnitte in derselben Reihenfolge wie „Projekte”, die Bereiche orientieren sich am Lebensrad, das sie seit Jahren einmal im Jahr ausfüllt. Im Quartalsrückblick öffnet sie beide Projekte in zwei Fenstern nebeneinander und geht Bereich für Bereich durch: Hier steht das Ziel, dort muss dazu ein Projekt laufen oder wenigstens ein nächster Schritt. Ein Ziel ohne Projekt darunter bleibt ein Traum, und dieser Abgleich ist der Moment, in dem das auffällt.

Eine echte Verknüpfung zwischen Ziel und Projekt bekommt sie in Todoist nicht hin, ohne die Gliederung nach Bereichen aufzugeben. Sie hat es versucht. Das gleiche Raster in zwei Fenstern kommt ohne Verknüpfung aus, und es reicht.

Woran es typischerweise scheitert

• Jedes GTD-Projekt wird ein Todoist-Projekt. Die Seitenleiste wächst, der Wochenrückblick wird zum Durchklicken, und die Gratisversion ist nach fünf Projekten voll. Eine Projektliste muss man in einem Zug lesen können.
• Nach dem Abhaken fehlt das nächste Label. Wer den gelabelten Schritt erledigt, hinterlässt ein Projekt ohne sichtbaren nächsten Schritt, und das fällt frühestens im Wochenrückblick auf. Gleich beim Abhaken den nächsten Schritt zu labeln, erspart dem Projekt bis zu einer Woche Stillstand.
• Erinnerungsdaten wandern auf nächste Schritte. Dann mischt „Heute” Routinen und echte Fristen mit bloßen Absichten, alles in derselben Farbe. Ein Datum bekommt nur, was wirklich an diesem Tag fällig ist, dazu die Routinen.
• Labels auf Vorrat. Wer für jede denkbare Situation ein Label anlegt, pflegt Listen, auf denen fast nichts steht. Martina hat privat zwei und teilt erst, wenn eine zu voll wird.
• Der Projektplan sprengt die Grenze. Laut Todoist gilt in allen Tarifen eine Obergrenze von 300 aktiven Aufgaben pro Projekt, Unteraufgaben mitgezählt; ein Upgrade hilft also nicht. Martina ist nach eigener Angabe knapp darunter. Wer alle Vorhaben in einem Projekt führt, lagert ruhende Projekte aus und schreibt Überlegungen, die noch keine Handlung sind, in die Beschreibung statt in Unteraufgaben.

Häufige Fragen

Funktioniert GTD mit Todoist auch in der kostenlosen Version?

Ja, wenn die GTD-Projekte nicht als eigene Todoist-Projekte angelegt werden, sondern als Aufgaben mit Unteraufgaben in einem gemeinsamen Todoist-Projekt. Die Gratisversion erlaubt laut Todoist fünf aktive Projekte, für ein vollständiges System reichen vier: Einzelaktionen, Projekte, Ziele und sonstige Listen. Die Kontextlisten entstehen über Labels, die es auch in der Gratisversion gibt.

Wie bilde ich Kontextlisten in Todoist ab?

Mit Labels. Jedes Label steht für einen Kontext, und die Labelansicht zeigt alle Aufgaben mit diesem Label über alle Projekte hinweg. Wer in einem Projekt nur den Schritt labelt, der jetzt möglich ist, bekommt eine Kontextliste, auf der ausschließlich nächste Schritte stehen.

Wie erkenne ich in Todoist ein Projekt ohne nächsten Schritt?

Im Wochenrückblick, indem du bei jedem Projekt prüfst, ob einer seiner Schritte ein Label trägt. Ein Label wie „Warten auf” oder „Agenda” zählt dabei mit, denn auch dann steht das Projekt nicht still. Fehlt jedes Label, bekommt entweder ein Schritt eines, oder das Projekt wandert bewusst auf die Irgendwann-Vielleicht-Liste.

Wie stelle ich in Todoist eine Wiederholung ab dem Erledigungsdatum ein?

Mit einem Ausrufezeichen im Datumsfeld: „alle! 4 Tage” in der deutschen Todoist-Version, „every! 4 days” in der englischen. Ohne Ausrufezeichen rechnet Todoist vom ursprünglichen Fälligkeitsdatum weiter, mit Ausrufezeichen vom Tag des Abhakens. Für Haushaltsroutinen ist das die bessere Wahl, weil eine liegengebliebene Aufgabe nach dem Erledigen nicht gleich wieder fällig wird.

Wie viele Aufgaben passen in ein Todoist-Projekt?

Laut Todoists Übersicht der Nutzungsgrenzen 300 aktive Aufgaben pro Projekt, Unteraufgaben und wiederkehrende Aufgaben eingeschlossen, und zwar in allen Tarifen. Erledigte Aufgaben zählen nicht mit. Wer alle GTD-Projekte in einem einzigen Todoist-Projekt führt, hält deshalb die Projektpläne knapp und lagert ruhende Vorhaben aus.

---

Geh deine Projektliste einmal mit nur einer Frage durch: Hängt an diesem Projekt ein Schritt mit Label? Wo nicht, entscheidest du sofort, für einen gelabelten Schritt oder für die Irgendwann-Vielleicht-Liste. Zähl mit, wie oft du entscheiden musstest. Die Zahl sagt mehr über deinen Wochenrückblick als über deine Projekte.

Welches Werkzeug es wird, ist selten die schwierige Frage. Schwierig ist, Projektplan und nächsten Schritt darin so zu trennen, dass die Listen auch in einem halben Jahr noch stimmen. Genau das richte ich im Workflow-Setup mit dir ein, in Todoist oder in dem Werkzeug, das du schon hast. Schreib mir, wenn dein System in der Seitenleiste wächst und auf den Listen schrumpft.