Die Backofenlampe ist immer noch kaputt. Das Projekt ist trotzdem erledigt.

Marie hatte die Backofenlampe auf ihrer Projektliste. Sie hatte schon viel Zeit hineingesteckt, die Lampe ging trotzdem nicht, und viel Geld war ihr die Sache nicht wert. Es hängt ja kein Leben daran, und in den Ofen schauen kann sie auch mit der Taschenlampe ihres Handys. Also hat sie das Projekt gelöscht.

Kay-Dietrich fragte nach dem nächsten Schritt. Es gebe keinen, sagte Marie, das Projekt sei weg. Lösungen bekam sie trotzdem: ein Thermometer für die Kerntemperatur, damit der Schweinsbraten nicht unbemerkt schwarz wird, die Scheibe ausbauen, gleich ein neuer Ofen. Die beste Frage kam von David: „Wenn du die nächsten drei Male vor diesem Backofen stehst, bist du dann genervt oder nicht?”

Die Lampe ist immer noch kaputt. Das Projekt ist trotzdem erledigt, und damit weiter als viele Projekte, die seit Monaten auf Listen stehen, ohne dass sich etwas bewegt.

Warum tote Projekte auf der Liste bleiben

Ein Projekt auf der Liste ist eine Vereinbarung mit dir selbst. Du kannst sie einhalten, neu verhandeln oder beenden, aber nicht ignorieren, ohne dass sie Aufmerksamkeit kostet. Bei einem toten Projekt triffst du in jedem Wochenrückblick dieselbe Nicht-Entscheidung: diese Woche nicht. Mit der Zeit gewöhnst du dir an, über Einträge hinwegzulesen, und irgendwann trifft das auch die Projekte, die zählen.

Der erste Grund, warum solche Einträge überleben, kam auch bei Marie zur Sprache: „Ich habe schon so viel Zeit reingesteckt.” Diese Zeit ist verbraucht, egal wie du dich entscheidest. Sie ist ein Grund, sich zu ärgern, aber kein Grund weiterzumachen.

Den zweiten benennt ein anderer Satz von ihr: Sie wolle entscheiden, was sie wirklich tun möchte, und nicht, was ihr Kopf denkt, dass sie tun müsste. Viele Projektlisten sind voll von diesem Müsste. Niemand hat es verlangt, aber es klingt nach etwas, das ein ordentlicher Mensch erledigt.

Projektliste ausmisten: vier Ausgänge statt zwei

Beim Ausmisten denken die meisten an zwei Möglichkeiten: weitermachen oder löschen. Ein Projekt, an dem lange nichts passiert ist, hat vier Ausgänge, und die Reihenfolge, in der du sie prüfst, zählt.

Ausgang	Wann er passt	Was mit dem Eintrag passiert
Klären	Die Ziellinie fehlt, oder der eingetragene Schritt ist in Wahrheit der übernächste	als Ergebnis neu formulieren, echten nächsten Schritt festlegen
Festmachen	Die Sache ist dir wichtig, verliert im Alltag aber immer gegen das Dringende	einen Termin daraus machen
Verschieben	Du willst das Ergebnis, hast in den nächsten Monaten aber keinen Platz dafür	auf Irgendwann-Vielleicht, den nächsten Schritt ins Projektmaterial
Streichen	Das Ergebnis ist den restlichen Aufwand nicht mehr wert	löschen, ohne Nachsorge

Klären, wenn die Ziellinie fehlt

Über ein Projekt, dessen Ziel du nicht mehr kennst, entscheidest du nach Gefühl. Deshalb kommt zuerst die Frage, ob der Eintrag noch sagt, was am Ende erreicht sein soll.

Ich habe mir einen kleinen Bot gebaut. Er geht einmal pro Woche meine Projektliste durch, sucht die drei Projekte, an denen am längsten nichts passiert ist, und schickt mir einen Vorschlag für den nächsten Schritt. Die ersten beiden Male kam Unsinn, und mein erster Gedanke war: Die KI versteht mein Projekt nicht. Dann habe ich mir angesehen, wie das Projekt formuliert war: als Thema, ohne Ergebnis. Daraus kann niemand einen Schritt ableiten, auch keine Maschine. Die Probe geht auch ohne Bot: „Website” ist ein Thema, „Neue Startseite ist online” eine Ziellinie.

Danach kommt Kay-Dietrichs Frage: Was ist der wirkliche nächste Schritt? Oft ist der eingetragene in Wahrheit der übernächste, und das Projekt steht nicht still, weil du keine Lust hast, sondern weil sich der Schritt gar nicht tun lässt. Manchmal heißt der echte nächste Schritt schlicht: recherchieren, wie man das Problem löst.

Festmachen, wenn das Dringende das Wichtige frisst

Manche Projekte stehen still, weil sie wichtig sind und nie dringend. Marie unterscheidet zwischen dem, was passieren muss, und dem, was passieren kann. Bei einem Arbeitsauftrag hat jemand anderes entschieden, dass es passieren muss. Privat entscheidest du das selbst, weil du damit etwas auf einer höheren Ebene bedienst. Und dann, sagt sie, frisst das Dringende das Wichtige.

Bei mir sind es Treffen mit Freunden. Sie sind mir wichtig, sie stehen auf meiner Liste, und im Alltag rutschen sie trotzdem nach hinten. Auf Irgendwann-Vielleicht gehören sie nicht. Die Lösung ist ein Anruf, aus dem ein Termin wird: Dann ist der Zeitpunkt geblockt, und wenn etwas Dringendes kommt, verschiebe ich ihn wahrscheinlich nicht mehr.

Solche Projekte hängen an einem höheren Horizont, und genau deshalb fehlt ihnen die Frist, die sie gegen das Tagesgeschäft verteidigen würde. Festmachen heißt, ihnen eine zu geben.

Verschieben, wenn gerade kein Platz ist

Marie hat beim Durchsehen gemerkt, dass auf ihren Projektlisten viele Irgendwann-Vielleicht-Sachen stehen. Man will diese Projekte ja wirklich, es ist nur gerade kein Raum dafür da. Bei mir war es zuletzt ein Tanzkurs: wichtig, aber beruflich ist gerade so viel los, dass er keinen Platz hat. Bevor er ewig auf der Projektliste steht, gehört er auf Irgendwann-Vielleicht, als bewusste Entscheidung darüber, was ich jetzt mache und was nicht.

Als Faustregel: Was du in den nächsten drei, vier Monaten realistisch nicht anfasst, gehört auf die Irgendwann-Vielleicht-Liste. Schärfer ist die Probe am nächsten Schritt. Würdest du ihn in den kommenden Wochen ohnehin nicht tun, steht er auf deiner Kontextliste nur im Weg.

Umgekehrt ist nicht alles, was nach Idee klingt, ein Irgendwann. Beim Sammeln von Vorhaben fürs nächste Jahr schrieb ich auch „Weihnachten planen” auf. Weihnachten kommt, ob ich plane oder nicht, also wurde es sofort ein Projekt.

Streichen, wenn das Ergebnis den Rest nicht wert ist

Davids Frage prüft das Ergebnis, nicht den Eintrag. Wer dreimal vor dem dunklen Ofen steht und sich nicht ärgert, braucht kein Projekt.

Meine eigene Version vergleicht zwei Ärgernisse, gerade wenn die Liste voll ist und die Zeit knapp: Nervt mich die kaputte Lampe mehr, jedes Mal, wenn ich sie sehe, oder der Eintrag, den ich jeden Tag lese, ohne Zeit dafür zu haben? Wenn der Eintrag mehr nervt, ist es, glaube ich, in Ordnung, ihn zu streichen oder zu verschieben. Genau so war es bei Marie: Der Eintrag stand da, und es ging nichts voran.

Die Frage hat allerdings eine Grenze. Sie belohnt, was laut ist. Bei einer Backofenlampe ist das egal. Bei allem, was an einem höheren Horizont hängt, ist der Eintrag, der jede Woche nervt, oft genau das Zeichen, dass dir die Sache etwas bedeutet. Wer dort nach Nervfaktor streicht, streicht das Falsche. Der richtige Ausgang ist dann Festmachen.

Was du streichst, ist weg, ohne Nachsorge und ohne schlechtes Gewissen. Wird es wieder wichtig, landet es als neuer Gedanke im Eingang, und du entscheidest neu.

Woran es typischerweise scheitert

• Streichen fühlt sich wie Versagen an. Dabei ist monatelanger Stillstand längst eine Absage, nur hat sie niemand ausgesprochen.
• Entscheiden vor dem Klären. Wer über einen Titel entscheidet, den er nicht mehr versteht, streicht nach Laune oder lässt aus Unsicherheit alles stehen.
• Der große Durchgang bleibt selbst liegen. David hat nach ein paar Monaten, in denen sein System weniger Pflege bekommen hatte, festgestellt, dass er eigentlich jedes Projekt noch einmal durchsehen müsste. Das ist wertvoll, kostet aber Zeit, die schwer zu finden ist. Drei Projekte pro Woche, die ältesten zuerst, passen auch in eine volle Woche.
• Laufendes wird als Projekt geführt. Unterwasser-Rugby gehört für Jörg auf keine Liste, wozu auch, es ist sein Sport. Für die Projektliste hat er recht, sein Training hat keine Ziellinie. Auf meiner Irgendwann-Vielleicht-Liste steht Unterwasser-Rugby trotzdem, seinetwegen, als etwas, das ich einmal ausprobieren will. Entscheidend ist nie das Thema, sondern ob es ein Ende gibt.
• Die Länge wird zum Maßstab. Kay-Dietrich hat 121 Einträge auf Irgendwann-Vielleicht, andere keinen einzigen, und beides kann stimmen. Aussagekräftiger sind zwei Fragen an jeden Eintrag: Verstehe ich noch, woran er mich erinnern soll? Ist es immer noch eine gute Idee?

Häufige Fragen

Darf man in GTD ein Projekt einfach streichen?

Ja. Ein Projekt ist eine Vereinbarung mit dir selbst, und Vereinbarungen kann man einhalten, neu verhandeln oder bewusst beenden. Streichen ist die ehrliche Wahl, wenn das Ergebnis den restlichen Aufwand nicht mehr wert ist, denn ein Projekt, an das du nicht mehr glaubst, kostet auf der Liste bei jedem Durchsehen Aufmerksamkeit.

Wann gehört ein Projekt auf die Irgendwann-Vielleicht-Liste statt auf die Projektliste?

Wenn du das Ergebnis willst, es in den nächsten Monaten aber realistisch nicht vorantreiben wirst. Ein verlässliches Zeichen ist der nächste Schritt: Würdest du ihn in den kommenden Wochen ohnehin nicht tun, gehört das Projekt nicht auf die aktive Liste.

Wie oft sollte man die Projektliste ausmisten?

Kurz bei jedem Wochenrückblick und gründlich mindestens einmal im Jahr. Im Wochenrückblick reicht die Prüfung, ob jedes Projekt einen machbaren nächsten Schritt hat. Beim gründlichen Ausmisten bekommt jedes stillstehende Projekt einen von vier Ausgängen: klären, festmachen, verschieben oder streichen.

Was mache ich mit der Zeit, die ich schon in ein Projekt gesteckt habe?

Nichts, denn sie ist verbraucht, egal ob du weitermachst oder aufhörst. Entscheidend ist nur, ob das Ergebnis den restlichen Aufwand wert ist.

Woran erkenne ich, dass ein Projekt schlecht formuliert ist?

Daran, dass niemand aus dem Titel einen sinnvollen nächsten Schritt ableiten kann, auch du selbst nicht. Ein gut formuliertes Projekt beschreibt das Ergebnis, nicht das Thema: „Neue Startseite ist online” statt „Website”.

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Such dir heute auf deiner Projektliste die drei Projekte, an denen am längsten nichts passiert ist, und gib jedem einen der vier Ausgänge. Wo du zögerst, fang beim Titel an.

Bei der eigenen Projektliste ist man selten unbefangen: Jedes Projekt hat eine Vorgeschichte, und gegen die eigene Vorgeschichte entscheidet es sich schwer. Im Sparring gehen wir die Einträge durch, bei denen du seit Wochen zögerst, bis jeder einen Ausgang hat. Schreib mir, wenn auf deiner Liste mehr steht, als du ehrlich vorhast.