"Ich hab letzte Woche fünf Stunden gebraucht"

Der Satz fiel in einer unserer Live-Sessions, in der ich jede Woche einen Freiwilligen durch seinen Wochenrückblick begleite. Nicht als Beschwerde, eher als Geständnis, mit dem Ton von jemandem, der es eigentlich richtig machen wollte.

Meine Antwort damals: Das kann sogar in Ordnung sein, wenn du dir den Freitag ohnehin für Projektarbeit reservierst. Nur erzählen darfst du es niemandem. Wer hört, dass ein Weekly Review fünf Stunden dauert, macht ihn nie wieder.

Der Grund für die fünf Stunden war schnell gefunden, und es ist derselbe wie bei fast allen, bei denen der Rückblick aus dem Ruder läuft.

Reviewen und Planen sind zwei verschiedene Tätigkeiten

Der Teilnehmer hatte beim Durchgehen seiner Projekte gleichzeitig geplant. Aus einem Kundentermin lagen unterschriebene Unterlagen und Notizen vor, daraus ergaben sich gut fünfzehn nächste Schritte, und die mussten strukturiert und in eine Reihenfolge gebracht werden. Das ist echte Arbeit, sie ist notwendig, und sie hat im Rückblick nichts verloren.

Reviewen heißt prüfen, ob das System noch die Realität abbildet. Das dauert pro Projekt Sekunden. Planen heißt, ein Vorhaben zu durchdenken, und das dauert eine halbe Stunde. Wer beides im selben Termin macht, kommt nicht durch.

Ich selbst würde auch am liebsten immer gleich alles durchziehen, wenn ich ein Projekt anlege. Man muss da vorsichtig sein. Was ich stattdessen mache, und zwar ziemlich häufig: Ich schreibe mir während des Reviews einen einzigen nächsten Schritt auf, „Projekt XY planen” oder „natürliches Planungsmodell für XY machen”. Ich weiß für mich genau, was das bedeutet, nämlich Notizen anlegen und das Ding einmal ordentlich durchdenken. Und dafür nehme ich mir dann separat Zeit.

Der Ablauf, Schritt für Schritt

Vorweg: Es gibt eine gängige Vorlage für den Wochenrückblick, und ich empfehle immer, sie sich ins eigene Notizbuch zu kopieren und daraus die eigene Version zu machen. Meine ist nicht die perfekte Version. Sie ist die, die für mich funktioniert.

Ankommen

Ablenkungen weg, Kopfhörer auf, Musik an. Klingt nach Nebensache und ist bei mir fester Bestandteil.

Ein Teilnehmer erzählte von seiner Kreativ-Playlist, rein instrumental, die er ausschließlich für den Rückblick benutzt, damit sie nicht abgenutzt wird. Er kommt damit deutlich schneller in den Flow. Ich hatte eine Phase, in der ich immer die Lieblingsplaylist meines damaligen Coachees gehört habe. Zwei Monate durchgehend Metallica beim Weekly Review. War hart, hat aber funktioniert.

Klarheit schaffen, physisch

Alle physischen Eingänge leeren. Bei mir ist das ein kleines Körbchen am Schreibtisch, bei anderen die Aktentasche mit den Klarsichthüllen aus Kundenterminen.

Wenn wenig Material da ist, verarbeite ich es gleich mit, also entscheide sofort den nächsten Schritt und trage ihn ein. Wenn es eine Stunde dauern würde, ist es sinnvoller, das Sammeln vom Verarbeiten zu trennen und Letzteres zu verschieben.

Klarheit schaffen, digital

Hier wird es interessant, weil hier die meisten Eingänge übersehen werden. Die Frage ist nicht „habe ich meine Mails durch”, sondern: wo überall kann etwas landen, das ich beantworten oder erledigen müsste?

Aus der Praxis, meiner und der von Teilnehmern:

• E-Mail, klar.
• WhatsApp, auch geschäftlich. Für viele der Kanal, über den tatsächlich Dinge passieren, und gleichzeitig der am häufigsten vernachlässigte. Ein Teilnehmer macht sich einen Screenshot der Nachricht und schickt ihn in sein Erfassungstool, damit die Sache im normalen Eingang landet.
• Der Spam-Ordner. Bei mir landet dort regelmäßig etwas Relevantes. Das steht deshalb fix auf meiner Checkliste.
• Chat-Programme. Ich arbeite mit mehreren Firmen und habe drei Teams-Instanzen und ein Slack. Teilweise schaue ich unter der Woche gar nicht hinein, weil es nicht nötig ist. Einmal pro Woche fliege ich drüber.
• Notizen-App und Transkripte. Wer nach Terminen ein Gedächtnisprotokoll aufspricht, hat dort Material liegen, das verarbeitet werden will.
• Der Download-Ordner. Bei mir wichtiger als der Desktop, weil ich ihn genauso benutze wie andere ihren Desktop.

Zu diesem letzten Punkt habe ich in Trainings immer denselben Satz gesagt, und ich meinte ihn ernst: Egal wie neu, teuer oder sexy dein Computer ist, niemand kann dir garantieren, dass es ihn morgen noch gibt. Der Desktop und der Download-Ordner sind der schlechteste Ort für etwas, das dir wichtig ist. Einmal pro Woche drübergehen, das Wichtige rausfischen und dorthin legen, wo es hingehört.

Gedankensammlung

Papier und Stift, oder digital, und alles aufschreiben, was gerade im Kopf ist. Nicht bewerten, nicht sortieren, nicht nach groß und klein unterscheiden.

Ich arbeite dabei mit einer Impulsliste und lese die Kategorien laut vor: Besorgungen, Baumarkt, Apotheke, Bank, Geschenke. Mobilität, Auto, Fahrrad, Reparaturen. Gesundheit, Arzt, Vorsorge. Nachbarschaft, Freunde, Verwandte, Kollegen, Partner, anstehende Geburtstage. Kommunikation, offene Anrufe, Mails, Berichte, Protokolle. Mitarbeiter, Einstellungen, Beurteilungen, Personalentwicklung. Bei Selbstständigen: Freelancer, Outsourcing, alles, was man sich überlegen sollte, bevor man es dringend braucht.

Wer eine gute Sammelpraxis unter der Woche hat, findet hier nur noch zwei oder drei Dinge. Genau das ist das Ziel. Die Gedankensammlung ist keine Erfassungsmethode, sie ist eine Kontrolle.

Ein Teilnehmer fragte, was er tun soll, wenn ihm die Ideen immer an Orten kommen, wo er kein Gerät dabei hat. Die Antwort ist unspektakulär: Wenn du einen Ort hast, an dem dir regelmäßig etwas einfällt, sorg dafür, dass dort etwas zum Schreiben liegt. Ich hatte jahrelang ein wasserfestes Board mit Saugnapf in der Dusche. Der Zettel kam danach nicht in die Inbox, sondern auf meine Tastatur, weil ich wusste, dass ich in zehn Minuten sowieso dort sitze. Der spätere Versuch, das mit einem Sprachassistenten im Bad zu digitalisieren, ist gescheitert. Aus der Dusche heraus mit einem Gerät zu diskutieren, hat mich aggressiver gemacht, als ich normalerweise bin, und die Feuchtigkeit hat dem Lautsprecher auf Dauer nicht gutgetan.

Kontextlisten

Durchgehen, abhaken, streichen, verschieben. Welche Listen das überhaupt sein sollten, steht in GTD Listen: welche du wirklich brauchst. Dazu unten mehr, weil hier eine der drei kritischen Stellen liegt.

Kalender rückwärts, dann vorwärts

Für viele ungewohnt: Ich beginne mit der vergangenen Woche. Einfach überfliegen, nichts anklicken. Was waren das für Termine, wer war dabei. Bei mir fällt dabei fast jedes Mal etwas auf, das liegen geblieben ist.

Danach die kommenden zwei bis vier Wochen. Und das ist der Moment, in dem die Blocker gesetzt werden. Wenn du deine Zeit nicht verteidigst, wird es niemand für dich tun. In Firmen buchen sich Kollegen einfach ein, wenn sie eine Lücke sehen, und privat funktioniert das genauso. Was sonst noch alles im Kalender landet, obwohl es dort nicht hingehört, steht in Der Kalender lügt über deine Zeit.

In der Session kam der Einwand, der immer kommt: der Zahnarzt hat nur diesen einen Termin. Dann ist das eine Entscheidung, und du triffst sie. Aber es ist deine, nicht seine. Er wird dir nicht sagen, dass du nächste Woche zwei Stunden zum Lesen brauchst. Und wenn ein Dienstleister nie kann, gibt es andere Dienstleister.

Projekte

Die Hauptfrage beim Durchgehen lautet: Hat dieses Projekt einen konkreten nächsten Schritt? Wenn ja, weiter zum nächsten. Das geht schnell.

Spannend wird es bei den anderen. Wenn kein nächster Schritt definiert ist, wird er jetzt definiert. Und wenn ein Projekt schon lange steht und sich trotzdem nichts bewegt, lohnt die Frage, ob der Schritt vielleicht zu groß geschnitten ist.

Bewegt sich seit Wochen nichts und wird sich auch in den nächsten vier oder fünf Wochen nichts bewegen, dann muss das Projekt nicht in der aktiven Liste bleiben. Es wandert auf Irgendwann-Vielleicht, damit die Projektliste ein brauchbares Werkzeug bleibt und nicht erschlagend groß wird. Warum die reine Anzahl dabei nicht das Problem ist, steht in Zu viele Projekte?

Wer Irgendwann-Vielleicht ausschließlich für private Ideen und Urlaubsträume nutzt, kann sich eine Zwischenstufe anlegen. Manche nennen sie Backlog: eine Liste für Projekte, die aktuell ruhen, aber keine Träume sind. Funktioniert genauso, und für manche fühlt es sich richtiger an.

Wartet auf

Für mich kommt hier alles hinein, was ich weitergegeben habe, und weitergegeben meint zwei Dinge. Einmal echte Delegation im Team, also wenn jemand ein Thema übernimmt und ich den Status regelmäßig wissen will. Und einmal alles, wo ich auf eine Antwort warte: verschickte Mails, Anträge, Erstattungen, Bestellungen.

Ein Beispiel, das gut zeigt, warum sich das lohnt: Ich habe im Februar Bremshebel fürs Motorrad bestellt. Zwei Wochen später habe ich mir die Bestellbestätigung genauer angesehen, dort stand eine Kalenderwoche, und die lag im Juli. Das ist auf Wartet auf gewandert, und genau am Tag der Session ist die Lieferung gekommen und ich konnte es abhaken.

Genauso Erstattungen. Wenn ich eine Arztrechnung einreiche und das Geld kommt irgendwann in den nächsten Wochen, dann brauche ich eine Erinnerung, gelegentlich das Konto zu prüfen. Sonst merkt es niemand.

Zum Schluss eine Bonusfrage

Ich stelle am Ende gern noch eine, die mit dem System nichts zu tun hat. Zum Beispiel: Mit wem deiner Freunde hast du am längsten nicht telefoniert? Und dann kommt genau dieser Name auf die Anrufe-Liste.

Die drei Stellen, an denen es hakt

Die Kontextlisten werden nicht leerer

In der Session hat es jemand offen ausgesprochen: Er weigert sich innerlich, neue Ideen aufzuschreiben. Weil alles, was er aufschreibt, danach auch verarbeitet und vorangetrieben werden will, und es ist ohnehin schon zu viel.

Das ist am verkehrten Ende gespart. Das Erfassen ist der Teil, der billig bleiben muss, weil alles andere darauf aufbaut. Wer aufhört zu sammeln, hat kein vollständiges Bild mehr, und der Kopf merkt das sofort und fängt wieder an, selbst mitzuführen.

Die nützliche Frage lautet: Wo genau staut es sich? Werden die Eingangskörbe immer voller, fehlt Zeit zum Verarbeiten. Werden die Kontextlisten immer voller, fehlt Zeit zum Abarbeiten. Das sind zwei völlig verschiedene Probleme mit verschiedenen Lösungen. Beim zweiten geht es meistens um Zeit blocken, Nein sagen, delegieren, und manchmal darum, sich einzugestehen, dass es zu viel für eine Person ist.

Dazu ein Satz aus der Runde, der es gut trifft: Volle Kontextlisten haben immer einen Grund. Entweder wir wollen die Dinge nicht erledigen, oder sie sind schlicht nicht relevant. Beides ist eine Information, und beides führt zu einer Entscheidung.

Und noch einer, den ich mir gemerkt habe: Die Kehrseite von Inbox Zero sind volle Kontextlisten. Das leere Postfach fühlt sich nach Fertigsein an, dabei ist die Arbeit nur an einen anderen Ort gewandert.

Das Ideengrab

Der Begriff kam in der Runde auf, und er beschreibt genau die Gefahr: eine Liste, auf der Ideen landen und nie wieder angesehen werden. Dann kann man sie auch ausdrucken und wegwerfen.

Der Unterschied zwischen einer Irgendwann-Vielleicht-Liste und einem Grab ist ein Termin. Ich sehe meine einmal im Monat durch, fliege drüber, entscheide bei jedem Punkt: löschen, stehen lassen, oder aktiv machen.

Was ich dabei lange lernen musste: Wenn ich drüberfliege und etwas unangetastet stehen lasse, brauche ich kein schlechtes Gewissen zu haben. Lange hatte ich eines, weil das ja unerledigte Dinge sind. Das ist der Punkt, an dem viele die Liste aufgeben.

Wie gut das funktioniert, zeigt mein Lieblingsbeispiel: Ein Paragleiter-Tandemsprung stand anderthalb Jahre auf meiner Liste, achtzehn Durchgänge lang jedes Mal stehen gelassen — und dann habe ich ihn gemacht. Ohne Druck, ohne schlechtes Gewissen. Genau das ist der Sinn der Sache. Die ganze Geschichte und wie ich die Liste führe, steht in Someday Maybe: die Liste, die kein Ideengrab werden darf.

Der Kunde als Projekt

Bei jemandem, der pro Kunde ein Projekt führt, wird der Durchgang durch die Projektliste automatisch lang, und das bremst den ganzen Rückblick.

Die Lösung, die wir während der Session gefunden haben und die der Teilnehmer sofort umgesetzt hat: aktive und ruhende Kunden trennen. Ein Board für Kunden, bei denen gerade wirklich etwas läuft, und ein Pool für alle anderen. Nach zehn Minuten stand die Rückmeldung: statt einer langen Liste stehen jetzt fünf Kunden auf der aktiven Projektliste.

Das gilt über den Kundenfall hinaus. Wenn dein Rückblick an einer Stelle regelmäßig zäh wird, ist meistens nicht die Methode schuld, sondern die Struktur an genau dieser Stelle.

Wie lange das Ganze dauert

Die Session hat mit Erklärungen, Zwischenfragen und Diskussion gut eine Stunde und zwanzig Minuten gedauert. Die Einschätzung des Teilnehmers danach: ohne die Unterbrechungen wäre er in etwa einer Dreiviertelstunde durch gewesen.

Das ist eine realistische Größenordnung für ein gepflegtes System. Die ersten Durchgänge dauern länger, weil sie Rückstand aufholen. Dauert er dauerhaft mehrere Stunden, wird darin geplant oder verarbeitet statt geprüft.

Der Trick, mit dem er tatsächlich stattfindet

Meine Empfehlung ist seit Jahren dieselbe: Such dir jemanden. Einen Kollegen in der Firma, jemanden aus dem Bekanntenkreis, der auch mit GTD anfängt, und macht den Rückblick gemeinsam zur selben Zeit.

Nicht weil man dabei etwas voneinander lernt, sondern weil ein gemeinsamer Termin gehalten wird und ein einsamer Vorsatz nicht. Genau daraus ist übrigens unsere wöchentliche Session entstanden. Während Corona war das Zusammensitzen nicht möglich, also habe ich meinen eigenen Wochenrückblick online gemacht und andere konnten sich dazuschalten.

Häufige Fragen

Wie lange sollte ein Weekly Review dauern?

Bei einem gepflegten System etwa eine Stunde, geübt auch weniger. Die ersten Durchgänge dauern deutlich länger, weil sie Rückstand aufholen. Mehrere Stunden bedeuten fast immer, dass im Rückblick geplant oder verarbeitet wird.

Was ist der Unterschied zwischen Reviewen und Planen?

Reviewen prüft, ob das System die Realität abbildet, und dauert pro Projekt Sekunden. Planen durchdenkt ein Vorhaben und braucht konzentrierte Zeit. Fällt beim Rückblick auf, dass Planung nötig ist, kommt „Projekt X planen” als nächster Schritt auf die Liste und wird separat terminiert.

Welche Eingänge werden beim Wochenrückblick am häufigsten vergessen?

WhatsApp, der Spam-Ordner, Chat-Programme wie Teams oder Slack, die Notizen-App, aufgesprochene Gedächtnisprotokolle und der Download-Ordner. Wer nur das Mailpostfach leert, hat den kleineren Teil erwischt.

Was mache ich, wenn meine Kontextlisten immer voller werden?

Zuerst unterscheiden, wo es sich staut. Volle Eingänge bedeuten zu wenig Zeit zum Verarbeiten, volle Kontextlisten zu wenig Zeit zum Abarbeiten. Beim zweiten hilft nur Zeit blocken, delegieren, Nein sagen oder Dinge bewusst streichen. Aufhören zu erfassen ist keine Lösung.

Wie verhindere ich, dass meine Someday-Maybe-Liste zum Ideengrab wird?

Mit einem festen Termin. Einmal im Monat durchgehen und bei jedem Punkt entscheiden: löschen, stehen lassen oder aktivieren. Etwas unangetastet stehen zu lassen ist dabei völlig in Ordnung und braucht kein schlechtes Gewissen.

---

Wenn dein nächster Rückblick wieder ausufert, notier dir, an welchem Punkt es passiert. Meistens sind es zwei oder drei Projekte, und die brauchen keine Prüfung, sondern eine Stunde Nachdenken an einem anderen Tag.

Am schnellsten wird ein Rückblick besser, wenn jemand danebensitzt und sieht, wo er hängt. Dafür gibt es das Sparring, ein fester Termin im Monat. Schreib mir, wenn deiner regelmäßig ausufert oder ausfällt.