Ich stehe morgens nicht auf und freue mich auf den Grundsteuerbescheid

Stromrechnung und Gasrechnung liegen auf meinem Schreibtisch. Beide sind bezahlt, per App am Handy, danach eingescannt und abgelegt. Es gehört nur noch weggeworfen. Ich stehe morgens nicht auf und freue mich darauf, den Grundsteuerbescheid abzulegen. Passieren muss es trotzdem, sonst werden die Stapel größer und irgendwann teuer.

Im letzten Q&A-Call wurde ich gefragt, was dieser Kontext “Admin” eigentlich ist, den ich in meinen Listen führe. Kay hat ihn als “Beyond GTD” eingeordnet, als etwas, das so nicht in der Methode steht. Christian dachte bei “Admin” zuerst an erhöhte Berechtigungen. Paul Martin schlug “Sekretariat” als Begriff vor. Die Begriffsdiskussion ist harmlos, die Sache dahinter nicht: Meine Kontextlisten heißen längst nicht mehr nach Ort oder Werkzeug, sondern nach der Art von Zeit, die eine Aufgabe braucht.

Warum Ort und Werkzeug nichts mehr sortieren

Ein Kontext hat genau eine Aufgabe: ausschließen. Er soll dafür sorgen, dass ich in einem bestimmten Moment nur die Einträge sehe, die ich jetzt überhaupt tun kann. Genau das leisten die klassischen Kontexte nicht mehr. Mein Büro habe ich immer dabei, in Form des Laptops. Die Trennung zwischen “Büro” und “Laptop” hilft mir dadurch nicht, sie erzeugt nur zwei Listen mit demselben Inhalt.

Beim Telefon war es dasselbe, nur früher. Die Liste hieß bei mir schon lange nicht mehr “Telefon”, sondern “Handy”, weil ich mit dem Gerät viel mehr mache als telefonieren. Heute heißt sie “Kommunikation”. Darauf steht alles, wo eine zweite Person beteiligt ist: Hausarzttermin ausmachen, Betreuung in der Schule klären, jemanden anrufen und einen Termin vereinbaren. Beruflich ist das genauso eine Teams-Nachricht. Für mich ist Kommunikation ein Block, kein Gerät.

Was übrig bleibt, wenn Ort und Werkzeug nichts mehr ausschließen, ist der Zustand, in dem ich bin. Habe ich noch eine halbe Stunde Restkraft zwischen zwei Meetings, oder habe ich eine Stunde Ruhe am Stück? Danach sortiere ich.

Drei Listen, drei Blockgrößen

Liste	Was darauf steht	Zeitblock	Umfang (nach meiner Angabe)
Admin	Kleinvieh, das passieren muss: Rechnung scannen, Dauerauftrag erhöhen, Bescheid ablegen	30 Minuten, täglich	rund 18 Einträge
Fokus	Größere Brocken, die sicher erledigt werden und Raum brauchen	rund 1 Stunde, dreimal pro Woche	eine Handvoll
Kreativ	Größere Brocken, auf die ich wirklich Lust habe	rund 1 Stunde, zweimal pro Woche	eine Handvoll
Kommunikation	alles, wo jemand anderes beteiligt ist	kein eigener Block	wechselnd

Admin ist das Zeug, auf das niemand Bock hat und das trotzdem jeden Tag ein Stück weitergehen muss. Hätte ich noch eine Assistentin, würde ich vieles davon abgeben. Habe ich nicht, also bekommt es einen festen halbstündigen Platz. In einer halben Stunde geht bei Kleinvieh erstaunlich viel.

Fokus und Kreativ sind beide “groß”, der Unterschied liegt in der Motivation. Fokus muss passieren und braucht nur den Raum dafür. Kreativ sind Dinge, auf die ich mich freue: ein natürliches Planungsmodell für ein privates Projekt durchziehen, eine Methode sauber definieren. Genau deshalb dürfen sie nicht einfach dazwischen, sonst fresse ich die schönen Sachen zuerst und der Grundsteuerbescheid bleibt liegen.

Der Kalenderblock ist der Mechanismus, nicht die Liste

Aufgaben gehören nicht in den Kalender. Ein Adminblock verletzt diese Regel nicht, weil er keine Aufgabe ist. Er ist ein leerer Behälter mit einer Uhrzeit. Was ich hineinlege, entscheide ich beim Öffnen, nicht beim Eintragen. Ein Termin für eine bestimmte Aufgabe ist verloren, wenn er platzt. Ein Behälter ist nur Kapazität, und Kapazität lässt sich verschieben.

Zwei Eigenschaften machen den Block wirksam. Die Länge: Ich will Admintätigkeiten gar nicht zwei Stunden am Stück machen, da fange ich nicht an. Dreißig Minuten fange ich an. Und die Verbindlichkeit: verschieben, wenn es sein muss, absagen nicht. Wer die Zeit zum Erledigen nicht hat, bei dem werden die Listen nicht kürzer, egal wie sauber sie sortiert sind.

Wo diese Konstruktion nicht hält

Ich halte den Aufbau für gut, aber zwei Dinge stimmen daran nicht, und beide sind mir erst im Call aufgefallen.

Erstens ist es keine Sortierung nach Energie, sondern nach benötigter Blockdauer. Fokus und Kreativ verlangen dieselbe Konzentration und dieselbe Stunde, sie unterscheiden sich nur darin, ob ich Lust darauf habe. Ehrlicher wäre eine Halbe-Stunde-Liste und eine Stunden-Liste plus eine Markierung für die Lust. Wer es so benennt, kommt schneller zur eigentlichen Frage: Wie viel zusammenhängende Zeit braucht dieser Eintrag, und habe ich sie heute?

Zweitens habe ich im Call gesagt, alles auf der Fokusliste werde ganz sicher und in absehbarer Zeit erledigt. Hendrik hat daraufhin gefragt, wo dann der Unterschied zu Irgendwann/Vielleicht liegt. Meine Antwort war: Bungee-Jumping steht auf Irgendwann/Vielleicht und darf jederzeit gelöscht werden, die Unterlagen für eine Gerichtsverhandlung stehen auf Fokus, dahinter hängen Fristen und Geld. Das ist eine saubere Antwort auf die falsche Frage. Denn “ich mache das hundertprozentig” ist kein Kontext, sondern eine Verpflichtungsentscheidung. Ich habe damit eine zweite Achse in die Kontextebene eingebaut. Für mich funktioniert das, weil ich beide Achsen im Kopf mitführe. Wer die Struktur übernimmt, sortiert nach Gefühl, und die Fokusliste füllt sich mit allem, was wichtig klingt.

Und noch etwas gehört richtiggestellt: Energie ist keine Erweiterung der Methode. Sie ist eines der Kriterien, nach denen in GTD entschieden wird, was man in einem Moment tut, gleichberechtigt neben Kontext, verfügbarer Zeit und Priorität. Neu ist an meiner Lösung nur, dass ich das Kriterium aus der Kopfentscheidung herausnehme und in die Listenstruktur einbaue. Das ist keine Abweichung, das ist eine Materialisierung.

Woran es typischerweise scheitert

• Die Listen werden umbenannt, die Blöcke nicht eingetragen. Dann ändert sich nur das Etikett. Die Struktur trägt nichts, der Kalender trägt.
• Der Adminblock wird zu groß angesetzt. Zwei Stunden Kleinvieh hält niemand durch. Der Block wird zum Ort, an dem man sich mit Belanglosem vor der eigentlichen Arbeit versteckt.
• Auf der Fokusliste stehen Unterprojekte statt nächster Schritte. “Wertermittlung für den alten Kombi einholen” war im Call der Streitfall. Für einen Teilnehmer ein klarer nächster Schritt, weil er zum Händler seines Vertrauens fährt. Für mich ein Unterprojekt, weil ich erst recherchieren müsste, was das überhaupt heißt. Eine Stunde Block bringt nichts, wenn der Eintrag in dieser Stunde gar nicht abschließbar ist.
• Der Block wird abgesagt statt verschoben. Ein einmal abgesagter Termin mit sich selbst wird beim zweiten Mal leichter abgesagt.
• Fokus wird zur Sammelstelle für alles Wichtige. Wenn dort dreißig Einträge zu je einer Stunde stehen, ist die Liste eine Rechnung, die nicht aufgeht. Dann bleiben zwei ehrliche Wege: löschen, oder demjenigen absagen, der darauf wartet. Beides ist unangenehm, beides ist besser als eine Liste, die lügt.

Häufige Fragen

Was sind GTD Kontexte nach Energie?

Es sind Kontextlisten, die nicht nach Ort oder Werkzeug benannt sind, sondern nach dem Zustand und der Zeitmenge, die eine Aufgabe verlangt. Typische Namen sind Admin für Kleinteiliges, Fokus für konzentrierte Arbeit und Kreativ für Aufgaben, die Lust und Raum brauchen. Der Sinn ist derselbe wie bei klassischen Kontexten: In einem konkreten Moment nur das sehen, was jetzt tatsächlich machbar ist.

Wie viele Kontextlisten sollte ich führen?

So viele, dass jede Liste in einem realen Moment vollständig anschaubar ist, und so wenige, dass keine zwei Listen denselben Inhalt haben. Wenn zwei Listen immer gemeinsam relevant sind, gehören sie zusammengelegt. Wenn eine Liste so lang wird, dass du sie nicht mehr ganz liest, ist sie keine Auswahlhilfe mehr, sondern ein Archiv.

Ist ein Adminblock dasselbe wie Time Blocking?

Nein, und der Unterschied ist praktisch relevant. Beim klassischen Time Blocking bekommt eine bestimmte Aufgabe eine bestimmte Uhrzeit, und wenn der Termin platzt, ist die Aufgabe unerledigt und der Kalendereintrag wertlos. Ein Adminblock reserviert nur Kapazität, die Auswahl passiert erst beim Öffnen des Blocks. Deshalb übersteht er Störungen, ohne dass etwas nachgezogen werden muss.

Wie grenze ich die Fokusliste von Irgendwann/Vielleicht ab?

Über die Verpflichtung, nicht über die Aufgabengröße. Auf Irgendwann/Vielleicht steht, was gelöscht werden darf, ohne dass jemand etwas davon merkt, und was im Wochenrückblick regelmäßig neu zur Wahl steht. Auf der Fokusliste steht, was mit einer Zusage, einer Frist oder einer Konsequenz verbunden ist. Wenn du bei einem Eintrag nicht entscheiden kannst, wohin er gehört, ist die Zusage dahinter unklar, nicht die Liste.

Was mache ich, wenn ich gar keine Zeit für solche Blöcke habe?

Dann ist das Ergebnis der Reflexion und nicht ein Argument gegen die Struktur. Wer täglich von neun bis siebzehn Uhr in Meetings sitzt, hat keine Zeit zum Erledigen, und keine Listenordnung wird das ändern. Die nächste Handlung ist in dem Fall ein Gespräch mit der Führungskraft oder dem Team, nicht eine neue Sortierung.

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Nimm deine längste Kontextliste und schreib eine Woche lang hinter jeden Eintrag nur eine Zahl: die Minuten, die er am Stück braucht. Nach sieben Tagen siehst du, ob dein Problem die Liste ist oder dein Kalender.